5W1H+Then状況説明

Who(誰が)筆者が
When(いつ)仕事中タスクでパンクしそうになった時
Where(どこで)オフィス
Why(なぜ)タスク漏れ・遅延と質の低下を防ぐため
What(何を)タスク整理と実施のやり方
How(どのように)タスク整理の時間を1日の最初と最後の時間に取るようにする
普段のタスクは別のタスク管理ツールで管理しているが 1日の初めにその日のタスクを書き出す
その時点で追加のものや、必須ではないがその日にやっておいた方がいいことも書き出す
情報が揃った上で優先度の高いもの、重要度の高いものにチェックをつける
特に人に頼む系タスクは優先順位をあげる
具体的な行動まで落とし込めていないものは落とし込む、具体的なっていない理由があるなら潰す
あとはチェックがついているもの順番通りに実施していくだけ
1日の終わりに実施状況を確認 必須のものがこなせていればOK、それ以外は別途調整することで 翌日の朝のタスク整理がやりやすくなる
Then(どうした)・1日の初めにやることが明確になったので作業中は質を上げることに集中できるようになった
・考える内容を「その日のタスク」だけに絞ることで優先順位づけが簡単になった
・飛び込みのタスクが来ても1日のタスクが把握できているので実施可否やスケジュールの回答がしやすくなった
・タスク実施状況のメンテナンスが毎日できるので、タスク漏れや潜在的なリスクを察知できるようになった
・次の行動に迷わない、達成が目に見えるのでゲーム感覚で仕事をこなしていくことができた

前提条件

  • そもそも全体のタスクは別ツールで管理できている前提です プロジェクトの全体感からタスクを当日の行動まで具体化ができていないと破綻します まずはタスクが発生した時にマイルストーンと必要なアクション、スケジュールを設定することをお勧めします

なぜやってよかったのか

  • タスクに追われている時は、次の行動の判断とタスクの実施と同時に頭を使ってしまうことが多く 優先順位の判断、成果物の質ともに精度が落ちる この行動を仕組みとして分けることによって脳のリソースをそれぞれに割くことができた
  • 状況の把握によって、次のアクションが明確になるだけでなく 周りに進捗が説明できるようになる 結果として自分としても、周りとしても安心ができるようになる また早めに助けを求めることができるようになる
  • 状況や次のアクションが分からない状態で助けを求めるとどうしても助ける側の負担が増えてしまう 自分の実力の過不足とは別として「助けやすい人」であることができる

やらなかったらどうなっていたか

  • 実施能力、スピードは人によってスキルが異なるが 状況、次のアクション、困っていることを整理するのは自分の仕事である それができていないと一緒に働く人というよりは子守りの対象的なニュアンスを持たれてしまう
  • 助けを求めても、結局状況の整理から始めなくてはいけなく 助ける人が巻き取ることになる 相手の負担は増えるし、自分の成長に繋がらない
  • タスクの整理と実施にそれぞれに頭を使っているので 頭を使って疲れたのに結局遅延したり、質が悪かったりしてシンプルにしんどい

備考

  • いきなり優先順位をつけず、まずはジャンルごとに書き出してみることをお勧めします
  • 前提として大きなタスクから、達成のための細かいアクションまで掘り下げることができるようになると良いです
  • 自信がなければタスク発生時に、スケジュールや達成点を確認 さらに朝書き出したタスクで漏れがないか聞いてみましょう