5W1H+Then状況説明

Who(誰が)	筆者が
When(いつ)	弊社の面接の受付をしていた時
Where(どこで)	職場で
Why(なぜ)	弊社にとっては残念だが、相手にとって内定先が決まったことは幸せなニュースだと思ったため
What(何を)	他社内定を理由に面接のキャンセルを申し出た応募者さんに対して
How(どのように)	「内定おめでとうございます！」と伝えた。
Then(どうなった)	応募者さんの声が明るくなり、清々しい雰囲気でキャンセルの対応を終えることができた。

前提条件

• そこそこ直前のキャンセルだったため、対応後、面接担当の方に至急メールを飛ばした。

なぜやってよかったのか

• 応募者さんにとってキャンセルは引け目を感じてしまうことであることが多いため、一言祝う言葉を入れることでその負担を減らすことができたと思う。
• 応募者さんから弊社への心象が良くなり、次回転職などをされる時に弊社を候補にしていただける可能性が上がった。
• 何よりお互いに良い雰囲気でやり取りを終えると気分が良い。

やらなかったらどうなっていたか

• 冷たい対応をした場合、クレームとまではならなくとも、応募者さんに弊社に対するマイナス印象を与えてしまった可能性があった。
• 応募者さんにキャンセルをしてしまったという申し訳なさを与えることになり、一時的に辛くさせてしまう恐れがあった。
• 適切な対応の言葉が出てこなかったことに筆者が長い時間悩んでいたかもしれない。

備考

• 「本当に気分が上向くことで声色が変わることってあるんだ！」とこの歳になって初めて知れた。
• 今回の筆者は精神的な負担が軽かったので余裕のある対応ができたが、これを読んだ方がそういう場面で祝うほど余裕がない時は無理して祝わず自分の心にも優しくしてあげて欲しい。